Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso

Cómo hacer una factura en 7 pasos

Da igual si eres electricista, abogada o diseñador: el proceso es el mismo. Lo que cambia de una profesión a otra es el tipo de IVA y si llevas retención o no.

1. Pon el número de factura Cada factura lleva un número que sigue al de la anterior, sin saltos ni repeticiones (por ejemplo, 2026-0014 después de 2026-0013). Puedes usar series distintas, como una para rectificativas, pero dentro de cada serie la numeración es correlativa.
2. Indica la fecha de expedición Es el día en que emites la factura. Si el trabajo se hizo en una fecha distinta, indica también la fecha de la operación. Si facturas a una empresa o a otro autónomo, tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente al trabajo.
3. Añade tus datos Tu nombre y apellidos, tu NIF y tu domicilio fiscal. No hace falta logo ni nombre comercial, aunque puedes ponerlos.
4. Añade los datos del cliente Nombre o razón social, NIF y domicilio. Si el cliente es un particular y la factura es simplificada, algunos de estos datos no son obligatorios.
5. Describe el trabajo Qué has hecho o vendido, con cantidad y precio unitario si aplica. Sé concreto: "Diseño de logotipo y manual de marca" es mejor que "Servicios profesionales".
6. Calcula el IVA y, si toca, la retención de IRPF Sobre la base imponible aplica el tipo de IVA que corresponda (21%, 10% o 4%) y, si eres profesional y el cliente es empresa o autónomo, resta la retención de IRPF. Si la operación está exenta de IVA, indica el artículo de la ley que lo justifica.
7. Emite la factura y guarda una copia Envíala al cliente (en PDF vale) y guarda tu copia. Con VeriFactu, el programa registra la factura en el momento de emitirla, la encadena con la anterior y le añade un código QR.

¿Qué datos son obligatorios en una factura?

Los fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6). Una factura completa, la que usarás casi siempre si trabajas con empresas, lleva: número y serie correlativos, fecha de expedición, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), la descripción de lo que facturas, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA, las menciones especiales si la operación está exenta, y el total (aquí tienes la lista completa, con ejemplo).

La retención de IRPF no la exige el Reglamento de facturación, sino la normativa del IRPF, pero si te corresponde debe aparecer en la factura, con su porcentaje y su importe.

El IVA en tu factura: qué tipo aplicar

La mayoría de autónomos factura al 21%, el tipo general. Hay dos tipos reducidos y algunas actividades exentas:

• 21% (general): la mayoría de servicios profesionales y oficios: diseño, programación, consultoría, abogacía, reparaciones, etc.
• 10% (reducido): por ejemplo, obras de reparación y renovación en viviendas particulares, si se cumplen ciertos requisitos, o la hostelería.
• 4% (superreducido): bienes de primera necesidad, como el pan, los libros o los medicamentos.
• Exentas: algunas actividades sanitarias y educativas no llevan IVA. En la factura debes indicar el artículo de la Ley del IVA que aplica (por ejemplo, "Operación exenta de IVA según el art. 20.Uno.3º de la Ley 37/1992").

Si tienes dudas sobre tu caso concreto, pregúntale a tu gestor: el tipo de IVA depende de la operación, no solo de tu profesión.

¿Cuándo lleva retención de IRPF una factura?

La retención es un adelanto de tu IRPF que el cliente ingresa a Hacienda por ti. Por eso la restas del total: el cliente te paga menos, pero ese dinero ya cuenta como pagado a cuenta de tu declaración de la renta. Aplica cuando se cumplen las dos condiciones:

• Tu actividad es profesional (abogacía, diseño, traducción, consultoría, arquitectura…), no empresarial como la mayoría de oficios.
• Tu cliente es una empresa u otro autónomo. A un particular no se le aplica retención.

El tipo general es el 15%. Si acabas de darte de alta, puedes aplicar el 7% el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional en el año anterior al alta. Si no sabes si tu actividad es profesional o empresarial, mira tu epígrafe del IAE en el alta de autónomo o pregúntale a tu gestor.

Ejemplo de factura de autónomo resuelto

Una diseñadora gráfica freelance, dada de alta hace cinco años, hace un logotipo para una empresa por 1.000 € más IVA. Es una actividad profesional y el cliente es una empresa, así que lleva retención del 15%:

Fíjate en que el IVA y la retención se calculan los dos sobre la base imponible, no uno sobre el otro. Si la misma factura fuera para un particular, no llevaría retención y el total sería 1.210,00 €.

Factura completa o simplificada

La factura simplificada sustituyó en 2013 al antiguo tique o ticket de caja: lleva menos datos (no hace falta el NIF ni el domicilio del cliente) y se puede emitir en operaciones de hasta 400 €, IVA incluido, o de hasta 3.000 € en algunos sectores. Si tu cliente es una empresa o un autónomo, lo normal es emitir una completa (cuándo usar cada una, con ejemplo).

Cómo cambia hacer una factura con VeriFactu

Los datos de la factura no cambian. Lo que cambia es cómo se genera: desde octubre de 2028, tendrás que emitirla con un programa que la registre, la encadene con la anterior y le añada un código QR. En la práctica, esto significa dos cosas:

• Excel y Word dejan de valer. Una plantilla no puede encadenar registros ni generar el QR, por muy bien montada que esté. Así puedes dejar de facturar en Excel.
• Una factura emitida no se edita ni se borra. Si te equivocas, emites una factura rectificativa que corrige la original.

Si ya usas un programa, puedes comprobar en cinco pasos si cumple VeriFactu. Y si quieres entender la norma entera, empieza por qué es VeriFactu.

Errores frecuentes al hacer una factura

• Saltarse números o repetirlos al cambiar de año o de plantilla.
• Olvidar el NIF del cliente en una factura completa.
• Calcular la retención sobre el total con IVA en lugar de sobre la base imponible.
• Aplicar retención a un particular, o no aplicarla a una empresa cuando toca.
• Poner una operación exenta sin indicar el motivo ni el artículo de la ley.
• Corregir una factura editándola en lugar de emitir una rectificativa.