Factura simplificada vs completa: cuál usar

Diferencias entre factura simplificada y completa

Las dos son facturas válidas y las regula el mismo Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). La diferencia está en los datos que llevan:

Las menciones especiales (operación exenta, criterio de caja…) van en las dos cuando corresponden. Tienes la lista completa de lo que lleva una factura normal en qué datos debe llevar una factura.

Cuándo puedes emitir una factura simplificada

Puedes elegir la simplificada en lugar de la completa en estos casos:

• Operaciones de hasta 400 €, IVA incluido. Es el caso general y vale para cualquier actividad.
• Operaciones de hasta 3.000 €, IVA incluido, en algunos sectores: ventas al por menor a consumidores finales, ventas o servicios a domicilio del consumidor, estudios fotográficos, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías y salones de belleza, instalaciones deportivas, aparcamientos, tintorerías y lavanderías y autopistas de peaje, entre otros.
• Facturas rectificativas de cualquier importe.
• Cuando la Agencia Tributaria lo autoriza en un sector concreto, previa solicitud.

Aunque el importe sea pequeño, no puedes usarla en las entregas de bienes a otro país de la UE, en las ventas a distancia a particulares de otros países de la UE (salvo que uses la ventanilla única), ni cuando la operación se entiende hecha fuera de España, como un servicio a una empresa de otro país de la UE, en el que el IVA lo declara el cliente. En esos casos, la factura siempre es completa.

Cuándo tienes que emitir una factura completa

Fuera de los casos anteriores, la factura es completa. Y aunque el importe permita la simplificada, en la práctica la completa es la buena opción si:

• Tu cliente es una empresa o un autónomo. Para deducirse el IVA necesita sus datos y la cuota de IVA en la factura. La ley permite añadir esos datos a una simplificada, pero el resultado es casi una completa, y la mayoría de empresas te pedirán la completa.
• Hay retención de IRPF. Si eres profesional y facturas a una empresa, la retención se calcula sobre la base imponible y tiene que aparecer en la factura. Hazlo siempre en una completa.
• El cliente te la pide. Aunque sea un particular, darle una completa nunca es un error.

Por eso, si la mayoría de tus clientes son empresas, lo normal es que emitas siempre facturas completas y uses la simplificada solo con particulares y en importes pequeños.

Ejemplo: el mismo trabajo, dos facturas

Una diseñadora gráfica autónoma diseña las invitaciones de boda de una pareja por 121 €, IVA incluido. Como el cliente es un particular y el importe no llega a 400 €, puede emitir una factura simplificada:

La misma semana diseña la carta de un restaurante por 100 € más IVA. El cliente es una empresa y ella es profesional, así que emite una factura completa con retención:

Como emite facturas de los dos tipos en el mismo año, la ley la obliga a llevar las simplificadas en una serie propia (aquí, "S2026"), separada de las completas, cada una con su numeración correlativa sin huecos. Si quieres ver el proceso entero, sigue la guía de cómo hacer una factura paso a paso.

Si el cliente te pide la completa después

Puede pasar: le das una simplificada a un cliente y días después te pide la factura completa con sus datos, por ejemplo porque es autónomo y quiere deducirse el IVA. No modifiques la simplificada. Emite una factura completa nueva con los datos del cliente que indique a qué factura simplificada sustituye. Esta factura de sustitución o canje no es una rectificativa, siempre que la simplificada estuviera bien hecha: no corrige un error, solo añade los datos que faltaban.

Facturas simplificadas y VeriFactu

VeriFactu no cambia cuándo puedes usar cada tipo de factura. Lo que sí pide es que las simplificadas, igual que las completas, se emitan con un programa que las registre y las encadene, y que lleven el código QR. El programa marca cada registro con su tipo: factura completa, simplificada o completa que sustituye a una simplificada. Para autónomos, esto es obligatorio desde octubre de 2028.