Una factura es legal si lleva los datos que marca el Reglamento de facturación. Son pocos y siempre los mismos: quién factura, a quién, qué, cuánto y con qué IVA. Aquí tienes la lista completa, qué poner en cada uno y qué datos no son obligatorios aunque los veas en muchas facturas.
Publicado el 01/10/2026 · Actualizado el 07/10/2026
En resumen: una factura completa debe llevar número y serie, fecha de expedición, nombre, NIF y domicilio tuyos y del cliente, la descripción de la operación, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota de IVA por separado. Según el caso, también la fecha de la operación, una mención especial (exenta, inversión del sujeto pasivo…) y la retención de IRPF. El logo, la forma de pago o la firma no son obligatorios.
Los fija el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Son los mismos para cualquier autónomo, sea cual sea su actividad:
| Dato | Qué poner |
|---|---|
| Número y serie | Un número correlativo dentro de cada serie, sin huecos ni repeticiones (por ejemplo, 2026-0014) |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la fecha de expedición (por ejemplo, el trabajo fue en marzo y facturas en abril) |
| Tus datos | Nombre y apellidos, NIF y domicilio |
| Datos del cliente | Nombre y apellidos o razón social completa, NIF y domicilio |
| Descripción | Qué servicio o producto facturas, con los datos necesarios para calcular la base: cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos, si los hay |
| Base imponible | El importe sobre el que se calcula el IVA |
| Tipo de IVA | El porcentaje aplicado: 21%, 10% o 4% |
| Cuota de IVA | El importe del IVA, consignado por separado de la base |
| Menciones especiales | Solo en algunas operaciones: exenta, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja… (ver más abajo) |
Si en una misma factura hay conceptos con tipos de IVA distintos, debes separar la base y la cuota de cada tipo. El total no aparece como tal en la lista del Reglamento, pero en la práctica todas las facturas lo llevan, y tu cliente lo necesita para saber cuánto pagar.
No la exige el Reglamento de facturación, sino la normativa del IRPF. Pero si te corresponde, porque tu actividad es profesional y facturas a una empresa u otro autónomo, debe aparecer en la factura con su porcentaje (normalmente el 15%, o el 7% los primeros años) y su importe, restado del total.
En algunas operaciones, la factura debe incluir una frase que explique por qué el IVA es distinto del habitual. Las más frecuentes para un autónomo:
Si no estás seguro de si tu operación necesita una mención, pregúntale a tu gestor: depende de la operación, no solo de tu profesión.
Un traductor autónomo, dado de alta hace años, factura una traducción a una empresa de Valencia. Así quedan los datos obligatorios:
| Dato | En la factura |
|---|---|
| Número y serie | 2026-0027 |
| Fecha de expedición | 1 de octubre de 2026 |
| Fecha de la operación | Septiembre de 2026 (el trabajo se entregó el mes anterior) |
| Emisor | Nombre y apellidos del traductor, su NIF y su domicilio fiscal |
| Cliente | Razón social completa de la empresa, con la forma jurídica incluida ("S.L."), su NIF y su domicilio |
| Descripción | Traducción inglés-español de manual técnico, 8.000 palabras × 0,08 € |
| Base imponible | 640,00 € |
| IVA (21%) | 134,40 € |
| Retención IRPF (15%) | − 96,00 € |
| Total | 678,40 € |
Como la traducción es una actividad profesional y el cliente es una empresa, lleva retención. El IVA y la retención se calculan los dos sobre la base imponible. Si quieres ver todo el proceso, desde la numeración hasta el envío, sigue la guía de cómo hacer una factura paso a paso.
Que no se te olvide ningún dato
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Apuntarme a la listaMuchas plantillas incluyen datos que la ley no pide. Puedes ponerlos, pero una factura sin ellos es igual de válida:
La factura simplificada (la que sustituyó al tique) lleva menos datos: no hace falta el nombre, el NIF ni el domicilio del cliente, y puedes indicar el total con la mención "IVA incluido" en lugar de separar base y cuota. Solo se puede usar en operaciones de hasta 400 €, IVA incluido, o en algunos sectores con un límite mayor. Si el cliente es una empresa y quiere deducirse el IVA, te pedirá sus datos y la cuota por separado (factura simplificada o completa: cuándo usar cada una).
La factura rectificativa, la que corrige una factura anterior, lleva los mismos datos que una completa y, además, debe indicar que es rectificativa, a qué factura corrige y el motivo. Va en una serie propia, separada de las facturas normales.
Los datos de la tabla no cambian. Lo que añade VeriFactu es un código QR en cada factura, que permite comprobarla en la Agencia Tributaria, y la obligación de emitirla con un programa que la registre y la encadene con la anterior. Para autónomos, esto es obligatorio desde octubre de 2028. Con una plantilla de Excel o Word puedes poner todos los datos de esta lista, pero no el registro ni el QR (así puedes dejar de facturar en Excel).
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